Home » Blogi » Luottamuksella huuhdot kultaa – näin kävi Tenderit pilotissa

Luottamuksella huuhdot kultaa - näin kävi Tenderit pilotissa

Luottamuksella huuhdot kultaa – näin kävi Tenderit pilotissa

Referenssin tärkeyttä uskottavuuden kannalta ei voi vähätellä, vaan loppujen lopuksi tämä on ainoa todiste uuden palvelumallin prosessin toimivuudesta. Tapauksessamme ajatus referenssin saamiseksi lähti konseptin pilotoinnista potentiaalisella toimijalla.

Pilottikohteena toimi Astrum Auto Oy / Mikko Hägerström, joka toimii Salossa ja Forssassa usean automerkin jälleenmyyjäedustajana ja valtuutettuna huoltoedustajana. Liiketoimintaan kuuluvat myös pelti- ja kolarikolarikorjaus palvelut, vaihtoautomyynti sekä Salossa veneiden myynti.

Usko potentiaaliin koetuksella

Astrum Auto Oy:n toimitusjohtaja Mikko Hägerström on nuoremman sukupolven innovatiivinen ja avoimesti uusia mahdollisuuksia etsivä osuuskaupan kasvatti. Heti ensi tapaamisesta lähtien Mikko ymmärsi mistä puhutaan, ja varsinkin hankintatoimen merkityksessä muuna kuin pelkkänä kylmänä hinnan kilpailuttamisena. Korostimme Mikolle että palvelumme perustana on toiminnan jatkuva kehittäminen ja pysyvyyden seuranta.

Hankintojen organisointi on mahdotonta suorittaa ilman nykytilanteen avaamista (Kristallipallo-palvelu) ja analysoimista syvällisesti organisaation ostohistoriaan. Yksinkertaistettuna Kristallipallo on Spend-analyysi, vaikkakin veimme analyysin vielä syvemmälle ja pidemmälle vakuuttaaksemme Mikon. Hän oli nimittäin hieman skeptinen kilpailutettavaksi löytyvien kategorioiden säästöjen suhteen (meillä asiat ovat kunnossa ja hoidettu hyvin). Kiillotimme Kristallipallon kuvaa analysoimalla toimittajamarkkinoita ja pohtimalla vaihtoehtoisia ratkaisuja kategorioittain.

Kristallinkirkas näkymä

Kristallipallo kirkasti näkymiä juoksevien rahavirtojen mahdollisuuksista. Kuten itse uskoimmekin, osa kategorioista ja toimittajakohtaisista ostoista olivat Mikolle yllätyksiä.  Analyysimme oli hyvin ratkaisevassa osassa vakuuttamassa palvelumme potentiaalia, mistä oli hyvä jatkaa eteenpäin Hankinnat Haltuun -palveluun.

Hyvä huomio oli, että perinteinen kirjanpidon tilikartta ei palvele parhaalla mahdollisella tavalla autoalan toimijaa, vaan luomamme kategorialuokittelu tilikartan rinnalla auttaa jäsentämään ja seuraamaan ostokulujen kehittymistä järkevämmin sekä kohdistamaan kustannuksia tulevaisuudessa niitä varten luotujen kategorioiden pohjalta.

Analyysin pohjalta tehtiin lopullinen päätös Mikon/asiakkaan toimesta, että mitkä kategoriat otetaan organisoinnin ja kilpailutuksen kohteiksi. Kohteiksi valikoitui neljä kategoriaa:

  • Automaalaus
  • Kolhunkorjaus
  • Meikkaus (fiksaus)
  • Katsastus

Tarjouspyynnöt asiakastarpeen mukaan

Ensimmäiseksi tuli tunnistaa Astrumin tarpeet näille kategorioiden palveluostoille, sillä palveluun on mahdollista liittää myös operatiivisen toiminnan kehittäminen ja konsultointi. Emme ole siis pelkästään kylmiä kilpailuttajia, hinnan vinguttajia – vaan kokonaisvaltaisia liiketoiminnan kehittäjiä hankintatoimeen peilaten.

Astrumin ollessa organisaatiorakenteeltaan matala ja Mikon ollessa hyvin mukana myös päivittäisessä operatiivisessa toiminnassa, tarpeiden määrittäminen oli suhteellisen helppoa. Muutamia tarkennuksia tarvittiin ennen kuin lähdimme viemään ajatuksiamme yhteen ja tarjouspyyntöpohjille.  Tarjouspyyntöjen tuli vastata määriteltyä tarvetta ja samalla tärkeätä oli huomioida myös tarjoajien kyvykkyys, että toimijoiden laadullinen sekä toiminnallinen taso vastata Astrumin tarpeisiin.

Tulos tai ulos

Osa kategorioista oli haastavia toimijoiden määrän olevan rajallinen toimiessa Salo-Forssa –akselilla. Jokaisella toimialueella on tärkeätä nähdä koko kuva markkinatilanteesta ja löytää sitä vastaava paras ratkaisu. Toimittajamarkkinoita voidaan siitä huolimatta tarkastella isossa mittakaavassa ja löytää näin yllättäviä, jopa kustannustehokkaampia ratkaisuja laajennettaessa hakuetäisyyttä.

Lopputulemana meillä oli neljä hyvin erilaista kategoriaa, jokaisessa osoitettavissa merkittäviä säästöjä, halvimman ja kalliimman eron vaihdellessa rajusti. Tärkeintä ei ollut löytää halvinta vaan sopivin laadukkain ja kustannustehokkain toimija tarpeeseen. Oleellisinta oli toimeksiannossa löytää ratkaisut, jotka palvelevat juuri asiakasta parhaiten ja kehittävät yrityksen toimintaa kokonaisvaltaisesti.

Jokaisessa kategoriassa päästiin vähintään 20 % €-säästöihin kokonaisvolyymista.

Käytännön tekemisen puolelta tunnistettiin €-määräisesti merkittäviä säästökohteita sisäisien prosessien tarkastelemisella ja niiden kehittämisellä. Kaikkea emme voi paljastaa tässä, mutta voimme antaa muutaman käytännön esimerkin:

    • Toimittajien määrän väheneminen (ostokuri, päällekkäisyydet ja rönsyily pois)
    • Riskientunnistaminen kategorioiden jatkuvuuden suhteen
    • Sisäisten prosessien kehittyminen
      • Myyntiprosessin läpimenoajan tehostaminen (pääomat nopeammin kiertoon)
      • Vapautunut työaika, enemmän aikaa myyntityöhön (kokonaiskate paranee)
    • Palveluiden ennakkovarausten käyttöönotto. (toimitusvarmuus)

huuhdontatulos

Operatiivisen toiminnan kehittymisen myötä arviolaskennassa on mahdollista tulouttaa oheiset työaikasäästöt toimintaprosessien tehostamisella:

Yrityksessä työskentelee oto-ostajia nykymallilla           12 hlöä (automyynti ja korjaamot)
Hankintojen organisoinnin avulla säästyvä aika             15 min / työpäivä ”vähintään”
Työntekijän keskipalkka                                                      3000 € / kk
Palkan sivukulut                                                                   30 %
Vuodessa työpäiviä                                                              210 pvä
Päivässä työtunteja                                                              7,5 h
Työtunnin kustannus                                                           24,38 € / h
Säästetty aika                                                                        630 h / vuosi
Säästetty raha, toiminnan kehittyminen                          15360 €

”On vahvasti johtamisesta ja työn organisoinnista kiinni miten tehokkaasti säästetty aikaresurssi saadaan käytettyä/kerrattua toiminnan kannattavuuden hyväksi”.

Operatiivinen osuus jäljellä

Lopulliset päätökset ja kategorioiden käytännön toiminnan organisointi (mm. sopimushallinta) on työnalla. Se että olemmeko mukana operatiivisen toiminnan jalkauttamisessa organisaation käytäntöön, on aina asiakaskohtainen ratkaisu.

Vaikka uudet sopimukset on kirjoitettu, tämä ei takaa sopimuksen hyödyntämistä, vaan uusien toimintamallien jalkautus liiketoimintaan on yksi tärkeimmistä vaiheista. Ymmärrys ja uudet toimintamallit jalkautetaan Tendereiden Opitaan yhdessä –palvelun avulla, joka räätälöidään asiakas- ja kohderyhmäkohtaisesti.

Projektin jälkeinen toimittajahallinta hoidetaan kahtena eri vaihtoehtona, joko toiminnan viemisenä ns. inhouse osaamiseksi vastuuhenkilöille tai vaihtoehtoisesti Tenderien koordinoimana ns. salkunhoitona. Toiminnan jälkihoito ja seuranta varmistetaan, jotta saavutetut säästöt ja toimittajayhteistyön kehittäminen ylläpidetään.

Muutakin kuin perävalo-takuu

Tenderit lähtökohtaisesta haluavat luoda strategisia kumppanuuksia / asiakkuuksia, minkä kannalta kokonaisvaltainen toimittajahallinta on suositeltavaa. Tarpeet ja olosuhteet muuttuvat ajan myötä ja sopimukset umpeutuvat, mutta kokonaisuus on oman hankintaosaston ja asiakkaan hallinnassa.

Rajat hankintatoimen kehittämisellä ovat rajattomat asiakaskohtaisestikin, Tenderit näkevät uusia yhteenliittymiä jo olemassa olevien ja tulevien asiakkuuksien kesken tarpeita yhdistämällä Yhdessä Enemmän -palvelun muodossa.

Tenderit tiimi ja Mikko Hägerström

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *