Etusivu » Blogi » Kustannussäästöt hankintatoimen menetelmin voi pelastaa asiakassuhteen

kustannussäästöt hankintatoimen menetelmin

Kustannussäästöt hankintatoimen menetelmin voi pelastaa asiakassuhteen

Kohtaamme lähes päivittäin palvelumme rinnastusta perinteisen Cost Management -toimintaan. Lähes poikkeuksetta sana kustannussäästöt herättävät närkästystä puhelun vastapuolella. Haaste toisaalta on, että ymmärryksessä hankintatoimeen on niin matalalla ,että ainoa sana palveluun liittyen ymmärretään on Kustannussäästöt.

Hankintatoimen palvelun lopputuloksen vertaaminen perinteiseen Cost Management palvelun lopputulokseen on suuri väärinkäsitys. Haluan korjata asiaa ja kertoa hieman palvelujen lopputuloksen ja menetelmien eroista.

Molemmat palvelut perustuvat ydinajatukseen tuoda asiakasyritykselle liiketoiminnan kannattavuutta. Lopputuloksella ja toteutetuilla menetelmillä on kuitenkin suuri ero. Mainittujen palvelumallien toiminnan samaistuksessa on hämärtynyt käsitys, että molemmissa pyritään pelkkään ostoehtojen parantamiseen/hinnanalennukseen.

Hankintatoimen palvelumallin suurin ero on juuri siinä että se ei ole pelkästään hinnan vinguttamista

Hankintatoimen menetelmin haetut kustannussäästöt perustuvat toiminnan tehostamiseen ja toimittajasuhteiden kehittämiseen. Perinteisen kustannussäästöihin perustuvien palvelujen (Cost Management) palvelujen perimmäinen tarkoitus on poimia pikavoitot toimintaehtojen, eli ostoehtojen parantamisesta.

Suurin ristiriita hankintatoimeen verrattuna toiminnassa on perimmäisessä tarkoituksessa puuttua pelkkiin ostoehtoihin kustannushallinnan näkökulmalta. Hankintatoimella toki tähdätään kustannussäästöihin, mutta toimintaan lähestymisen kulma on täysin päinvastainen. Hankintatoimen menetelmin organisaation nykytoimintaa tarkastellaan ja toiminnan kehittämisellä ja toiminnan järkeistämisellä haetaan uusia synergioita, pysyviä tapoja tehdä kustannussäästöjä. Yksinkertaisesti siis kehittää toimintaa ja tuoda sitä kautta pysyviä kustannussäästöjä.

Palveluntarjoajan ja asiakkaan kannalta Cost Management -palvelun helppous houkuttaa, vaikka toiminnan säästöt lakkaavat perävalojen poistuessa horisonttiin.

Hankintatoimen näkökulmalta hinnanalennukset ovat yhtä lailla kustannussäästöjä. Selvä ero on kuitenkin siinä, että kokonaistoimintaa tarkastellaan. Toimintamallien, prosessien tarkastelemalla ja kehittymisen varmistamisella luodaan pysyviä ja skaalautuvia säästöjä. Pelkkien yksikkökustannusten seuraamisen lisäksi hankintatoimen menetelmin varmistetaan yhteistyön kehittäminen palveluntarjoajan/tavarantoimittaja kanssa.

Toiminnan kehittämisen voima on juuri siinä, että ymmärtää todellisen potentiaalin tehdä toiminnallisia kehitystoimia ymmärryksestä kokonaistoiminnan tekijöihin. Toiminnan tarkastelu ja kehitystoimet koko toimitusketjun vaiheisiin vaikuttavat prosessien toimivuuteen ja tehokkuuteen. Tehokkuus, toiminnan kehittyminen ja pysyvät kustannussäästöt löytyvät yhteistyöstä ja yhteisistä innovaatioista. Takuu palvelutarjoajan ”kilpailuttamien” toimintaehtojen pysyvyydessä on selvästi pidempi ja parempi rakenteellisen kehittämisen ja seurannan työkalujen ansioista.

Käytännön toiminnan eroja kustannussäästöpalveluihin ja hankintatoimen palveluita verrattaessa

Perinteisiä Cost Management palveluita tarjoavien palveluntarjoajien toimintaa peilatessa, näiden yhteinen tekijä on markkinoilla etsiä halvin toimittaja kilpailutettavalle kohteelle. Aie sinänsä on hyvä, mutta lopputulos asiakkaan kannalta ei varmasti ole paras.

Lopputulos hyvistä aikeista huolimatta tekee lopputuloksesta epätyydyttävän juuri saavutettujen ostoehtojen pysyvyyden näkökulmalta. Ainakin sellaisille asiakkaille, jotka ovat palvelusta uskoneet saavansa pitkäaikaista hyötyä. Loppujen lopuksi asiakasyrityksen kannalta ei ole paras vaihtoehto pelkästään säästää rahaa ostoehdoista.

Ongelmana on, että hinnanalennuksia yksinään on harvoin helppoa rinnastaa todellisiin kustannussäästöihin, koska niitä sovelletaan vain yksikkökustannuksiin. Todellisuus on toinen, kun ymmärrys tarpeesta, laadusta ja menekistä tulevat mukaan asiaan. Toiminnan tehokkuuden kehittymisen tullessa mukaan yksikkökustannuksilla on hyvin vähäinen merkitys kokonaiskustannuksiin. Mitkä jatkossa todella merkitsevät on mm. vaihto-omaisuuden sitoutumisen vähentymisen ja mm. varastotoimintojen, myynti- ja jälkimarkkinointiprosessien tehostumisen vaikutukset.

Tavarantoimitusten ja laskujen yms. virheiden vähentyminen ja operatiivisen toiminnan tehostuminen tuovat merkittäviä säästöjä ja lisähyötyjä pelkkiin yksikkökustannuksiin verratessa. Piilokustannuksen vähenevät ja toiminnan tehostuminen vapauttaa työaikaa ydintoimintojen hoitamiseen.  Toiminnan kehittyminen vie kehittämisen suunnan pois hinta- ja saatavuusriskien (mm. ylivarastoinnin) ajattelusta operatiivisen ja toimittajayhteistyön kehittämiseen.

Monessa tapauksessa talousjohtaja ymmärtää vain numeroiden vähentymisen vaikutukset

Jos talousjohtaja viittaa säästöillä pelkästään ostohintojen vaikutukseen, voi hankintatoimen saloihin tutustunut asiantuntija osoittaa toiminnan kehittymisen ja ostoehtojen yhteisvaikutuksen merkityksen kirjanpidon viimeiselle riville. Jos siis hankintatoimen näkökulmalta halutaan mitata kustannuksia, niin asia ei ole ihan niin yksinkertaista, että kustannussäästöjä lähdetään mittaamaan pelkkien ostohintojen muutoksesta.

Hankintatoimen näkökulmalta Cost Management -toiminnan yleistyksistä pahinta on juuri pelkkä ostohinnan korostaminen ja siihen palkkion sitominen. Sillä jossain tapauksessa pelkkä hinnan tarkastelu aiheuttaa yritykselle negatiivista vaikutusta pitkällä aikavälillä. Sillä sen edullisimman toimittajan vaikutus asiakastyytyväisyyteen huomataan vasta sitten, kun autokaupan termein takavalot ovat hävinneet horisonttiin.

Hankintatoimen perustana on aina loppukäyttäjän/asiakkaan tyytyväisyys toimitusketjun tehokkuuden näkökannalta.

Kerrattakoon kertaalleen, että hankintatoimen ja sen kokonaiskuvan hallintaa liittyvän Supply Chain Managementin (SCM) tarkoituksena on yleisesti hallita toimitusketjun prosesseja, jotka kattavat kaikki liikkeet ja raaka-aineiden varastoinnista aina valmiiden tuotteiden lähettämiseen kuluttajalle.

Kokonaistoimitusketjun tarkoitusta ajatellen, on hyvä ymmärtää kokonaiskuvaa. Joten siitä hieman tiivistystä. Jotta voidaan lisätä kustannustehokkuutta liiketoiminnoissa, on niin tuote-, kuin palveluhankintojen toimitusketjussa otettava huomioon hankintapäätöksen vaikutus lopputulokseen. Siis siihen tärkeimpään, eli asiakastyytyväisyyteen. Ilman tyytyväisiä asiakkaita ei ole liiketoiminnan jatkuvuutta.

Laadun huomioiminen hankintatoimen näkökulmalta

Kuten aiemmin viittasin, niin huono laatu vaikuttaa liiketoiminnan kannattavuuteen. Tyytymättömät asiakkaat luovat kustannuksia. Vialliset tuotteet tai epäonnistuneet palvelut toistetaan. Vialliset tuotteet palautuvat ja ne käsitellään varastossa, ja lopuksi romutetaan. Viallisten tuotteiden myyntien tuomat katteet hukkuvat reklamaatioihin ja huonolaatuiset tuotteet myyvät huonosti.

Yrityksen maineen menettäminen vaarantaa koko yrityksen liiketoiminnan. Hinta edellä valitut palveluntarjoajat ja tavarantoimittajat lupaavat aina tuotteita halvempaan hintaa ja jopa parempaan laatuun vedoten. Pelkkään hintaan perustuvat hankintapäätökset johtavat kustannusten nousemiseen jälkimarkkinatoimintojen puutteiden takia. Viimeiseen vingutetut hinnat eivät sisällä elinkaaren loppuvaiheita.

Ymmärryksen puutteessa ei tunnisteta, että esimerkiksi tuotteiden hinnan määräytymisessä suurin osa määräytyy tuotteen suunnittelukustannuksista. Seuraavana merkittävä kustannuseränä on materiaalin laatu. Toisin sanoen, jos toimittajahinnan merkitys ja hinnan polkeminen on tärkein arvosteluperuste niin hintojen polkeminen aiheuttaa liiketoimintaan sen että hinnat nousevat ajan mittaan väistämättä. Valitettavasti Cost Management perusteilla valitun toimittajan vaihtamisprojektissa ei ole vaihtoehtoja. Uusi ja toiminnan kehittämiseen ja kustannustehokkuuteen sidottava toimittaja on ajettava läpi uudestaan hankintatoimen menetelmin suunnitellun validointiprosessin mukaan uudelleen.

 

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *