Etusivu » Blogi » Hankintojen organisoituminen ajankohtaista ?

Hankintojen organisoituminen ajankohtaista ?

Ajatuksen kasvaessa hankintatoimen mahdollisuuksista tietoisuuden tasolta ymmärryksen tasolle herää kysymys, kuinka epäsuorien hankintojen ammattimaisempaa organisoimista voidaan tehdä organisaatiossamme.

Kuinka ja minkälaisella järjestäytymisellä hankintoja tulisi sitten johtaa yrityksessä ?
Sopivan mallin valinta riippuu johdon tahtotilasta, päätetystä hankintastrategiasta sekä yrityksen organisaatiorakenteesta.

Käydään seuraavaksi läpi useampia organisoitumistapoja niiden hyötyjen, haasteiden ja edellyttämien resurssien osalta. Esitettäviä organisoitumismalleja kuvataan autoalan organisaatiorakenteiden näkökulmasta.

Malli 1 – Hajautettu hankinta (“Kaaos”)

Ensimmäinen tapa kuvaa kärjistetysti tilannetta, jossa hankintoja ei ole organisoitu.

Yrityksessä on useita ostajia (oto-ostajia), jotka hankkivat tuotteita ja palveluita koordinoimatta. Välttämättä ei tiedosteta kuka ostaa mitäkin ja mistä ilman sovittuja ja kirjallisia toimintaehtoja. Laskut uivat reskontraan ja kulut tiliöidään yleiskulutileille. Todellisuudessa ei tiedetä kuinka paljon rahaa käytetään vuositasolla mihinkin epäsuoriin laskettaviin hankintoihin. Uusien tavarantoimittajien osalta tietokantaan perustamisen kontrollia ei prosessissa ole mukana. Kaikki uudet toimittajat perustuvat automaattisesti laskun tullessa organisaatioon. Uusien laskutussuhteiden osalta ylimääräisten kustannusten (maksuajat, hintojen, toimitusten oikeellisuuden) kontrollointi on täysin mahdotonta. Hankittujen tuotteiden/palveluiden oikea hintataso ja ehdot perustuvat ”ostajien” omiin näkemyksiin tai hankintapaikka perustuu kaverisuhteisiin tmv. Tuotteiden/palveluiden kokonaiskustannuksia ja muodostumista ei tiedetä, ostoja ei ole kilpailutettu yhdistetyillä volyymeilla, toimittajia on lukemattomia.

Aikaresurssien näkökulmasta oto-ostajilta tuottamatonta työaikaa kuluu paljon ydintehtävien ohessa tehtävään ostamiseen vuosittain ? Ostamista voidaan katsoa tässä tapauksessa lähinnä kulueränä, tehokkuutta alentavana, oto-ostajien käyttäessä työaikaansa ydintehtävien sijasta tuottamattomaan työhön.
hajautettu

hajautettuplusminus

Malli 2 – Keskitetty hankinta, hajautettu ostaminen

Organisaatioon palkataan hankinta-alan ammattilainen rakentamaan hankintaorganisaatiota ja hankintastrategiaa johdon kanssa. Aikaa vierähtää puolesta vuodesta vuoteen itse yritykseen, sen päätöksentekoprosessiin ja toimintatapoihin tutustumisessa. Organisoitumisen aikana hankintaorganisaatioon on mahdollisesti palkataan lisäresursseja hoitamaan muodostettavien kategorioiden kilpailutuksia ja toimittajahallintaa.

Organisoitumisen aikana luodaan hankintapolitiikka ja uudet prosessit ja tavat toimia, mikä useimmiten aiheuttaa muutosvastarintaa oto-ostajien parissa. Kontrolloinnin takia saavutetut edut ja vapaus hankkia tuotteita ja palveluita lakkaavat heidän osaltaan.
Muutosvastarinta laimenee otettaessa liiketoiminnan avainhenkilöitä mukaan ryhmittymään hankintojen koordinoimiseksi. Liiketoiminnan avainhenkilöt vastaavat operatiivisesta ostamisesta keskitetyn hankintatoimen neuvottelemien sopimusten osalta. Liiketoiminnan henkilöt ovat lisäksi avainroolissa tuomassa kilpailutettaville tuotteille ja palveluille tarvittavat spesifikaatiot ja määritteet. Liiketoiminnan avainhenkilöiden hankintaosaamista voidaan kehittää syvällisemmän sisäisen yhteistyön ja ymmärryksen saavuttamiseksi.

Ostojen rahavirrat saadaan jäsennettyä ja pilkottua kilpailutettaviin kategorioihin. Ostot saadaan keskitettyä ja hinta, maksuehdot jne. saadaan sidottua kirjallisten sopimuksien piiriin. Sopimuksiin luodaan laadullisia ja operatiivisia mittareita ylläpitämään palvelutasoa ja varmistamaan yrityksen etua. Toimintojen ohessa luodaan ohjausryhmiä strategisten toimittajien kanssa ohjaamaan ja kehittämään yhteistyötä.

Organisoitumisen jälkeen ensimmäisen puolen vuoden aikana saavutetaan ensimmäiset suuret säästöt keskittämisen ja ammattimaisen kilpailuttamisen avulla. Toimittajat vähenevät, laskut vähenevät, työajan käyttö tehostuu, luodaan uusia tehokkaita toimintamalleja toimittajayhteistyön avulla. Toiminnan läpinäkyvyys on tärkeässä roolissa ja sähköisten hankintajärjestelmien yms. seurantaraporttien tuki ohjauksessa ja seurannassa tärkeää.

keskitettyosin

keskitettyosinplusminus

Malli 3 – Keskitetty hankinta ja ostaminen

Kolmas malli muistuttaa edellistä mallia, mutta lähes kaikki operatiivinen ostaminen on keskitetty hankintaorganisaatioon tehtäväksi ja alaisuuteen. Lähtökohtaisesti kaikki hankinnat tarvitsevat hankintaosaston hyväksynnän ja ostoviitteen ostotapahtumalle. Kaikki hankinnat perustuvat keskitetysti annettuihin ohjeisiin, tilaustietoihin ja laskujen täsmäytyksiin. Tämä malli vaatii selvästi enemmän henkilöresursseja perustettavaan hankintaorganisaatioon sekä erittäin vahvan johdon tuen ja linjaukset toiminnalle.

Muutosvastarinta tässä mallissa on todennäköisemmin edellistä mallia suurempaa. Byrokratia saattaa lisääntyä joustavuuden ja ketteryyden kustannuksella.

keskitetty

keskitettyplusminus

Malli 4 – Yhteishankinnat

Yhteishankinnat on parhaiten soveltuva yrityksiin, joissa hankinnoille on valmiit toimintamallit luotu. Yhteishankinnoilla voidaan hakea suurempia volyymietuja useamman yrityksen kokonaisvolyymit yhdistämällä.

Yhteishankinta on mallina otollinen syvemmän strategisen toimittajayhteistyön rakentamiseksi. Toimittajalle voidaan sopimuksella taata suuret volyymit, useammaksikin vuodeksi, mikä auttaa toimittajia suunnittelemaan toimintaansa paremmin pidemmällä tähtäimellä. Kyseinen malli on mitä parhain takaamaan win win –tilanteen toimittajalle ja yhteishankintaorganisaatioille.

Malli edellyttää hankinta-alan ammattilaisia yhteistyöorganisaatioon hoitamaan yhteisiä kilpailutuksia ja toimittajahallintaa. Yhteishankintaorganisaatioiden ja yhteistyöorganisaation kesken tarvitaan ohjausryhmä ohjaamaan ja päättämään tulevia kilpailutuksia. Yhteishankintamallissa säästöjen kautta saavutettava hyöty saattaa vaihdella organisaatioittain.

yhteishankinnat

yhteishankinnatplusminus

Malli 5 – Ulkoistettu hankinta

Viimeinen malli on ulkoistettu hankinta, jota edustamme hankintapalvelumme muodossa.

Mallissa ulkoisella hankintapalvelulla (UH) organisoidaan joustavasti uusi hankintaorganisaatio ja toiminta aloitetaan nopeasti ja kustannustehokkaasti autoalan ja hankintatoimen asiantuntijoiden voimin (hankintajohtaja, -päällikkö ja -asiantuntija/controller). Jossain määrin organisoitunutta hankintatoimintoa voidaan tukea lisäresurssien voimin. Toimintamalli on helposti käyttöönotettavissa ja mukautettavissa erilaisiin palvelumalleihin ja hankintatarpeisiin monipuolisen osaamisen avulla. Ylivertaisena toiminnan etuna on toiminnan joustavuus ja kustannustehokkuus. Palvelua voidaan käyttää tukemaan strategisia muutoksia ja hankintatoimintojen käyttöönottoa. Palvelumuoto on joustava ja nopeita markkinamuutoksen toimintamallin muutoksia tukeva vaihtoehto.

Ulkoistetussa mallissa hankintaosaaminen autoalan osaamisella on heti käytettävissä, mikä takaa nopeampien tuloksien syntymisen. Rahaa säästyy huomattavia summia sisäiseen hankintaorganisaatioon palkattavien henkilöiden rekrytoinnista, perehdyttämisestä ja sisäänajosta autoalan toimintoihin ja päätöksentekotapoihin. Ulkoinen hankintapalvelu (UH) ulkopuolisena toimintana madaltaa yrityksen liiketoiminnan muutosvastarintaa verratessa tapaukseen, jossa yrityksen sisälle rakennetaan oma hankintaorganisaatio.

UH selvittää yrityksen johdon suostumuksesta ostojen/hankintojen rahavirrat. UH esittää säästökohteet kehityspotentiaaleineen. UH ja johto sopivat yritykselle parhaiten soveltuvasta organisoitumismallista (vrt. edellä mainitut malli).

UH järjestää kilpailutukset ja toimittajahallinnan koordinoinnin. Johto tekee päätökset kilpailutettavista tuote/palvelukategorioita. UH konsultoi liiketoiminnan avainhenkilöitä tarpeiden ja spesifikaatioiden osalta.

ulkoistettuhankinta

ulkoistettuhankintaplusminus

Hankintaterveisin,

Tenderit tiimi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *