Home » Blogi » Hankintatoimien strateginen rooli tulevaisuudessa

Hankintatoimien strateginen rooli tulevaisuudessa

Uskon että tulevaisuudessa, jopa jo muutaman vuoden sisällä organisaatiossa ajetaan läpi kehityshankkeita hankintatoimintojen hyödyntämiseen pysyvien kustannussäästöjen aikaansaamisessa. Markkinoilla on vuosia käytetty perinteisiä Cost Management-palveluja, joiden palvelusisältö ei ole riittävästi ottanut kantaa operatiivisen toiminnan kehittämiseen ja rooliin kannattavuuden pysyvyyden varmistuksessa.

Hankinta-alan asiantuntijoiden osaaminen korostuu juuri toimittajamarkkinoiden analysoinnissa, seurannassa ja johtamisessa. Myös ostoprosessin limittyminen ydinliiketoiminnan prosesseihin vaatii niin hankintatoimen menetelmien, kun varsinaisen toimialaosaamisen ymmärryksen. Hankintatoimen menetelmät tarjoavat toiminnan ennustettavuuden ja skenaarioiden luomiseen tarvittavan osaamisen. Toimialatuntemus työkalut sen mistä toimialakohtaisia tietoja ennusteita varten on saatavana.

Myös hankintatoimen organisoitumisessa on toiminnan suunnittelun keskiössä organisaation kannattavuus ja erityisesti asiakastyytyväisyys. Asiakastyytyväisyyden kannalta on tärkeää tunnistaa ydinliike- ja asiakaslähtöisen toiminnan lähtökohdat, lisäarvon periaatteet sekä asiakasuskollisuuden merkitys ostoprosessissa. Hankintatoimen näkökulmalta markkinatoimijoiden, kilpailutettavan toiminnon, palvelun tarpeen kuvaaminen sekä ymmärrys liiketoiminnon ja asiakkaan tarpeista. Nämä asiat ovat tärkeitä varmistaessa ja tunnistettaessa ne yrityksen kilpailuasematavoitteisiin nähden. Huomioon tulee osata ottaa myös yrityksen strategiaan vaikuttavat ulkoiset ja sisäiset tekijät. Tärkeässä roolissa organisoitumista ajatellen on osaamisen tason määrittäminen, yrityksen hankintatoimen perusvaiheiden, tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien määrittäminen yrityksen hankintatoimen haluttuun kypsyystasoon verrattaessa.

Hankintaosaaminen ja henkilöstöstrategia

Hankintatoimen organisoitumista ajatellessa tulee hankintatoimen asiantuntijan pystyä ottamaan kantaa, miten henkilöstöä tullaan kehittämään halutun kehityksen tason varmistamiseksi. Toiminnan tilan arvioinnissa täytyy määrittää toimialan kehityksen taso ja määritellä tarvittavat strategiset linjaukset etenkin henkilöstön määrän, sijoittumisen, laadun, osaamisen ja tuottavuuden kehittämiseksi ja varmistamiseksi. Luoda myös linjaukset, miten organisaation oppimista tullaan tukemaan halutun kehityksen varmistamiseksi. Organisoitumisen määrittelyyn kuuluu avainhenkilöstön roolit, päätehtävät ja tavoitteiden määrittely tulevan toiminnan toteuttamiseksi.

Strateginen rooli

Hankintatoimen strategisen roolin ymmärtäminen henkilöstön keskuudessa on avainroolissa toiminnan käytännön muutoksessa. Toimialan tuntemuksen avulla hankintatoimen asiantuntijalla on kyky nähdä liiketoimintastrategian ja hankintastrategian yhteys liiketoimintamekanismeissa. Tärkeää on viestittää hankintatoimen menetelmien kyvykkyyden osoittaminen kilpailukykyä vahvistavan potentiaalin tunnistamiseksi.

Sisäinen integraatio

Hankintatoimen perustehtäviä on tunnistaa liiketoiminnan eri epäsuorien ydinliiketoimintaa tukevien hankintakohteiden ja toimintojen vaikutus liiketoiminnan kokonaisuuteen. Tässä avainroolissa on toimialatuntemus, joka täydentää hankintatoimen ja liiketoiminnan tarpeiden yhteen saattamisessa. Tärkeässä roolissa liiketoiminnan ymmärryksessä on kokemus tunnistaa päätöksentekomenetelmät ja kyky toimia toimintaa tukevana osana poikkiorganisatorista tiimiä, eli käytännössä yhteistyötaidot

Organisaation kypsyystason tunnistaminen ja oikean organisoitumisvaihtoehdon tunnistaminen

Erityisesti autoalalla organisaatioiden hankintatoimen kypsyys, ymmärrys ja osaamistasot vaihtelevat suuresti. Osa organisaatioista toimialalla ovat täysin hankintatoimen tunnistamisvaiheessa, kun taas toiset ovat olleet matkalla toiminnan kehittämiseen jo useiden vuosien ajan. Hankintatoimen strategisuuden tunnistamisessa ollaan kuitenkin toimialla varsin aikaisessa vaiheessa.

Parantaaksemme hankintatoiminnan roolia on erittäin tärkeää organisaatioissa varmistaa operatiivisen toimintojen prosessit ja erityisesti ymmärrys. Monessa organisaatiossa ollaan pitkällä prosessiajattelussa, jossa tunnistetaan eri osa-alueita. Monessa tapauksessa, organisaatiossa yksi tärkein elementti prosessin toimivuudessa ja tehokkuudessa on unohdettu. Tämä on tekijäportaan ihmiset, joiden tekeminen ostoprosessin vaiheessa on useimmiten aliarvioitu, jopa täysin unohdettu. Tällöin hyvin monesti perinteisen Cost Management-kilpailutuksen tulokset jäävät sopimuskohtaisten kausien torsoiksi.

Se, missä määrin hankinnoissa pystytään saavuttamaan tehtävien strategiat ja tavoitteet organisaatiossa on hyvin paljon sidoksissa ammattitaitoiseen henkilöstöön. Oikeanlaisen ympäristön kannalta tehtävien roolien tekijöiden tunnistaminen ja kouluttaminen tulee olemaan kriittinen tekijä hankintatoimintojen onnistuneessa organisoimisessa. Hankinnan tehtäviä tekevien ammattilaisten on kehityttävä tekemään vaaditut tehtävät samaan tahtiin kuin osasto, organisaatio ja sen johto kehittyvät. Vaikka tärkeimmäksi tehtäväksi yleisesti ”hankintatoimen” mielletään olevan, on ostaa tavaroita ja palveluja. Todellisuus on kuitenkin se, että paras mahdollinen yhdistelmä laatua, palvelua ja hinta, eli strateginen hankinta tuo suurempaa monimutkaisuutta niin johdon, kuin operatiivista toimintaa tekevien henkilöiden osaamiseen.

Rakennettaessa sisäistä organisaatiota strategisen toiminnon mittapuussa, organisointiin tarvittavat taidot ja osaaminen huomioon ottaen saattaa se olla melko vaikea ja haastava tehtävä. Sisäisen organisoitumisen lähestymistapa vaatii ”joukkueen” rakentamista, joka yhdessä vastaa hankinnan eri toiminnoista erikoistuneista rooleista (hankintajohtaja, operatiivisen toiminnan projektipäällikkö ja asiantuntija tason). Tällaisen joukkueen rekrytointi helposti ja onnistuneesti vaatii erityisesti aikaa ja rahaa.

Jos kuitenkin päätät lähteä rakentamaan sisäistä organisaatiota niin ota edellä mainitut asiat huomioon.

Muutoksen suunnittelu ja johtaminen

  • Arvioi, minkälaisia keskeisiä strategisia muutoksia valitun toiminnan tason kehitys edellyttää lähivuosina.
  • Hankintaosaamisen ja kulttuurin vaikutus toimintasuunnitelman toteuttamiseen (muutosvastarinta).
  • Mitä enemmän uusi toiminta poikkeaa nykyistä toimintatavasta (kypsyys/henkilöstön osaamistasosta), sitä suuremmasta muutoksesta on kyse.
  • Ostotoiminnan suunnittelun tarkoitus on määritellä prosessit, projektit ja operaatiot, jotka merkittävästi ohjaavat liiketoimintaa haluttuun suuntaan.
  • Käytännön toiminnan suunnittelun ja muutoksen johtamisen merkitys korostuu mitä suurempaa liiketoiminnan kehitystä tai muutosta tavoitellaan.
  • Kiinnitä erityisesti huomiota organisaation sisäisten yksiköiden, ryhmien ja tiimien toimivuuteen (haasta vanhat toimintatavat johdon avustuksella).
  • Muista kaikkein tärkeimpänä muutoksessa, avoin viestintä ja ylimmän johdon sitoutuminen/sitouttaminen muutokseen.

Jos kuitenkin näet toiminnon vaatiman resurssointimäärät liian suurena ja päätät käyttää ulkopuolista apua niin olemme mielellämme organisaationne käytettävissä.

Tenderit tiimi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *